Среднесписочная численность работников. Подаем сведения о среднесписочной численности работников Среднесписочная численность отчет в налоговую

До 20 января всем организациям и ИП необходимо сдать еще один небольшой отчет в налоговую инспекцию. Это сведения о среднесписочной численности работников. Не надо его сдавать только предпринимателям, у которых нет сотрудников. Остальным вменяется в обязанность отчитаться о количестве работающего персонала.

С прошлого года, кстати, этот небольшой отчет еще и может повлиять на попадание в реестр субъектов малого предпринимательства , который с августа 2016 года ведет ФНС. Как в свое время комментировали специалисты налоговой службы, в реестр не попадают организации и ИП, которые не сдают те или иные отчеты. А если у налоговой нет сведений о количестве ваших сотрудников, то и в реестр вас могут не включить, так как в него, в том числе, включаются определенные субъекты хозяйственной деятельности с предельной численностью до 100 человек – для малых предприятий, до 15 – для микропредприятий, до 250 – для средних компаний, а данных о численности у ИФНС нет. Поэтому сведения о среднесписочной численности работников надо сдать обязательно.

Форма сведений о среднесписочной численности

Форма этого отчета утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 №ММ-3-25/174, и с тех пор в нее изменений не вносилось. Формат для электронных сведений утвержден чуть позже, приказом ФНС от 10.07.2007 №ММ-3-13/421.

В отчете указывается среднесписочная численность на 1 января года, следующего за отчетным, в текущей ситуации на 1 января 2017 года. Форма сама по себе проста и не вызывает сложностей при заполнении. Бланк сведений о среднесписочной численности скачать можно ниже.

Сложность этот отчета лишь в том, чтобы правильно рассчитать среднесписочную численность сотрудников.

Расчет среднесписочной численности

Чтобы правильно произвести все расчеты, необходимо обратиться к указаниям, утвержденным приказом Росстата от 26.10.2015 №498. Неважно, за какой период вам надо узнать численность, согласно статуказаниям, расчет среднесписочной численности ведется на основе данных о наличии работников за каждый месяц.

Сначала определяем, сколько сотрудников полностью заняты в организации (ИП) на каждый календарный день месяца. Здесь считаются все сотрудники с обычным трудовым договором на полную занятость, включая тех, кто на больничном, в отпуске или не вышел на работу по другим каким-то причинам (командировка, к примеру). В соответствии с п. 78 указаний Росстата, численность сотрудников в праздничные нерабочие и выходные дни равна числу работников на предшествующий рабочий день.

После расчета работников, отработавших на предприятии полностью, приступаем к подсчету тех, кто работает неполное рабочее время . Их считают по часам.

Пример расчета среднесписочной численности

В организации 2 сотрудника, рабочий день которых равен 4 часам. Нормальная продолжительность рабочего времени – 8 часов. Расчет среднесписочной численности неполностью занятых сотрудников в декабре 2016 года будет равен:

(4 + 4) х 22 / (8 х 22) = 1, где 4 – это количество отработанных дней одним сотрудником, 22 – количество рабочих дней в декабре, 8 – нормальная продолжительность рабочего дня в организации.

После раздельного расчета среднесписочной численности полностью отработавших сотрудников, и тех, кто работал лишь часть дня, получившееся количество надо сложить, чтобы выяснить ту самую среднесписочную численность всех сотрудников фирмы. При необходимости, получившееся число округляем по обычному правилу – менее 0,5 отбрасывается, более 0,5 – увеличивается до полной единицы.

Также считается среднесписочная численность сотрудников за год: получившиеся значения за каждый месяц необходимо сложить и разделить на 12.

Тех, кто работал только по ГПХ, в расчет включать не надо.

Первым отчетом, который представители бизнеса подают в 2016 году, являются данные о среднесписочной численности (ССЧ) работников. При этом учреждения готовят отчет в обязательном порядке, а индивидуальные предприниматели только при условии привлечения персонала.

Особенности расчета

Принципы расчета показателя определены приказом Росстата. Численность за год рассчитывается по следующей формуле:

(ССЧ (месяц1) + ССЧ (месяц2) + … + ССЧ (декабрь)) / 12;

Если компания осуществляла свою деятельность не полный год, формула остается без изменений. Знаменатель является константой, даже если компания осуществляет свою деятельность всего несколько месяцев.

ССЧ за определенный месяц рассчитывается как сумма ССЧ сотрудников, которые отработали полный и неполный день. При этом расчет показателя для каждой категории сотрудников имеет свои особенности.

Полный рабочий день

ССЧ работников с полной занятостью определяется как сумма ССЧ на каждую дату, разделенная на общее количество дней. При этом не имеет значения, какой характер работы выполнял сотрудник: сезонная, постоянная, временная и т.д. Кроме того, участвуют в расчете работники, которые находятся на больничном или в командировке. Также учитываются работники, которые осуществляют деятельность на дому.

Список лиц, которые не принимают участие в расчете:

• внешние совместители;
• собственники без зарплаты (если собственник находится в штате, то попадает в расчет на общих основаниях);
• отпускники по беременности или по уходу за ребенком;
• учащиеся, которые находятся в отпуске за свой счет или были направлены для прохождения обучения самой компанией;
• сотрудники, которые написали заявление на увольнение;
• лица, осуществляющие свою деятельность в рамках договоров гражданско-правового характера;
• переведенные на работу в другие учреждения.

Неполный рабочий день

Для расчета ССЧ для сотрудников, которые осуществляли свою деятельность неполный день, потребуется определить количество человеко-дней. Показатель рассчитывается для каждого работника отдельно: общее количество отработанных часов / фиксированный норматив продолжительности рабочего дня.

Полученный результат умножается на число отработанных дней в течение месяца. После этого можно определить ССЧ для работников с неполным рабочим днем.

Пример расчета

В компании ХХХ применяет 40-часовую рабочую неделю (8 часов в день). Дата регистрации организации – 17 ноября. В период с 17 ноября по 30 ноября 25 сотрудников работало полный день, с 1 по 31 декабря – 28.

В декабре в компании неполный рабочий день работал 1 сотрудник – 22 дня по 5 часов. Таким образом, среднесписочная численность для организации составит:

ССЧ (полный рабочий день):

ноябрь = (25 чел. х 14 дней) / 30 дней = 11,67;

декабрь = (28 чел. х 31 день) / 31 день = 28.

ССЧ (неполный день):

декабрь = 5 чел.-часов х 22 дня / 8 часов / 22 дня = 0,63.

Помимо расчета показателя, немаловажное значение имеет порядок подачи отчетности. При этом представителям бизнеса стоит учитывать сроки и возможные санкции.

Нюансы отчетности

Данные о среднесписочной численности сотрудников подаются по итогам предыдущего года, что остается без изменений в 2016 году. Для этого потребуется заполнить соответствующую форму отчета, которая включает в себя следующие сведения:

1. ИНН и КПП компании или ИП.
2. Код и название соответствующей инспекции, в которую представляется отчет.
3. Название организации или ФИО предпринимателя.
4. ССЧ в целых единицах. Если присутствует дробная часть, применяются стандартные правила округления.
5. Полное ФИО руководителя компании или ИП, дата, подпись и печать.

Заполненный отчет за предыдущий год подается до 20 января. Исключение составляет вновь зарегистрированные организации, которые подают дополнительный отчет до 20-го числа следующего после создания месяца. При ликвидации компании сведения подаются не позднее даты снятия с учета.

Несвоевременная подача отчетности приведет к штрафным санкциям:

• для компании – 200 руб. для самой организации и еще 300-500 руб. для руководителя;
• для ИП – только 200 руб.

Бланк отчетности по среднесписочной численности в 2016 году остался без изменений, его можно скачать на нашем сайте.

Существенные детали

Ежегодная подача отчета ССЧ имеет ряд своих особенностей. Для корректного расчета ССЧ и заполнения отчетности стоит учитывать следующие важные нюансы:

1. Данную отчетность подают все компании. Для ИП это является обязательным, если присутствуют наемные работники. Данная норма вступила в действие с 2014 года.
2. Сведения по ССЧ не обязательно сдавать в электронной форме, если у компании менее 100 сотрудников. В другом случае используется только электронная отчетность. Если такая компания сдаст отчет в бумажной форме, инспекция не будет принимать ее к рассмотрению.
3. Если у компании не меняется количество работников, она все равно ежегодно представляет отчет. Сведения подаются вплоть до ликвидации организации.
4. Компания и ее обособленные подразделения подают отчет в одну и ту же инспекцию, в которой зарегистрирована головная компания. ИП сдают заполненный отчет по месту проживания.
5. Если отчетность была сдана с ошибками, лучше дополнительно подать правильные сведения. Это поможет избежать недоразумений и штрафных санкций.
6. В расчете учитываются работники, которые приняты на место сотрудника, находящегося в декретном отпуске.
7. Отчетность в бумажной форме можно подать как лично, так и через доверенное лицо, которое заверено соответствующим образом. Кроме того, можно отправить заполненный бланк ценным письмом, что значительно упрощает процесс.
8. При осуществлении промежуточных расчетов для различных категорий сотрудников ССЧ не округляется. Только итоговая цифра, которая переносится в отчет, округляется до целой части.

Первым регулярным отчетом представителей бизнеса являются сведения ССЧ. Заполненный бланк подается до 20 января, в противном случае компанию или ИП ожидают штрафные санкции. При этом отчет подают все организации и предприниматели, которые имеют наемных работников.

Расчет показателя осуществляется по формуле и имеет ряд своих особенностей. Годовой показатель определяется как сумма ССЧ за месяц, разделенная на 12 месяцев. Некоторые категории сотрудников не участвуют в расчете, что не помешает учесть представителям бизнеса.

Для корректного заполнения и подачи отчетности потребуется учесть нюансы, предусмотренные в действующем законодательстве.

Какие сроки сдачи среднесписочной численности в налоговую инспекцию компаний, которые только зарегистрировались и компаний, которые уже ведут свою деятельность.

К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.

Кто должен предоставлять сведения о среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.

Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.

Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период - не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.

Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.

Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.

Куда предоставлять и способы отправки отчетности

Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации - по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.

Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.

Представлять его в налоговую инспекцию можно:

• Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа - при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании
• Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения
• С помощью электронного документооборота - для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО

В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:

Как рассчитать среднесписочную численность работников

К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные табеля по учету времени работы, приказы о приеме и увольнении сотрудников компании, предоставлении отпусков и т. д.

Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя

Определение численности на каждый день в месяце

Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.

При этом в данном объеме не учитываются:

• Внешние совместители
• Работники с договорами подряда
• Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом
• Работники в учебном отпуске без оплаты
• Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются

Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.

Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью

Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:

Ч м = (Д 1 + Д 2 + … + Д 31) / К д , где:

• Д 1 , Д 2 … - количество рабочих на каждый день месяца
• К д - число дней в месяце

Пример. В компании с 1 по 17 марта работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник, таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Получим: (15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = (255 + 224) / 31 = 15,45 полученный результат не округляем.

Расчет средней численности частично занятых сотрудников

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

Ч н = Ч с / Р ч / Р д , где:

• Ч с - общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками
• Р ч - количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа
• Р д - число дней работы в месяце, в соответствии с календарем

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.

Расчет: 24 дня х 4 часа в день / 8 часовая неделя / 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5 полученный результат не округляется.

Расчет средней численности всех сотрудников за месяц

Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам - больше 0,5 вверх, а меньше - отбрасывается.

Ч с = Ч м + Ч н , где:

• Ч м - Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц
• Чн - Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц

Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.

Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95

Расчет средней численности за год

После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.

Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.

Ч г = (Ч с1 + Ч с2 + … + Ч с12 ) / 12, где

• Ч с1 , Ч с2 … - полученная средняя численность за каждый месяц

Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.

Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.

Пример расчета среднесписочной численности работников организации

В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работники. Все работают на полную ставку.

Штраф за несдачу среднесписочной численности

Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК РФ).

Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).

Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.

Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.

Сведения о среднесписочной численности работников сдают в налоговую инспекцию по итогам года – не позднее 20 января (п. 3 ст. 80 НК РФ). То есть сведения за 2015 года нужно подать не позднее 20 января 2016 года. Причем компании обязаны отчитаться как при наличии наемных работников, так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390). А вот предприниматели подают такие сведения, только если привлекали персонал в прошлом году (п. 23 ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ). Подробнее о том по какой формуле рассчитывать нужные сведения и в какой форме их подавать в 2016 году читайте далее.

По какой формуле рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Определить среднесписочную численность работников за 2016 год можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее -- Указания). Чтобы узнать, какова среднесписочная численность за год, используйте формулу:

Если компания вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована в середине года), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний).

Чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. В свою очередь в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке или принят на работу с испытательным сроком.

А вот лица, которых в расчет включать не нужно, перечислены в пунктах 80 и 81 Указаний. Они приведены в таблице 1.

Таблица 1. Перечень лиц, которых не учитывают при расчете среднесписочной численности

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю и приведена в таблице 2 (п. 81.3 Указаний).

Таблица 2. Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определены человеко-дни, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день, вот так:

Пример. Расчет среднесписочной численности работников в 2016 году

ООО «Рандеву» зарегистрировано 15 октября 2015 года. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня -- 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

• с 15 октября до 20 ноября -- 20 человек;
• с 20 ноября до 31 декабря -- 23 человека.

В октябре и ноябре в ООО «Рандеву» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. 1 декабря принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

По итогам 2015 года бухгалтер ООО «Рандеву» рассчитала среднесписочную численность работников за 2015 год следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий график, равна:

• в октябре -- 10,97 чел. (20 чел. x 17 дн. : 31 дн.);
• в ноябре -- 21 чел. (20 чел. x 20 дн. + 23 чел. x 10 дн.) : 30 дн.;
• в декабре -- 23 чел. (23 чел. x 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

• в декабре -- 0,5 чел. (4 чел.-ч. x 23 дн. : 8 ч.. : 23 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

• в октябре - 10,97 чел.;
• в ноябре -- 21 чел.;
• в декабре -- 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность персонала ООО «Рандеву» за 2015 год равна 4,62 чел. (10,97 чел. + 21 чел. + 23,5 чел.) : 12.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников ООО «Рандеву» за 2015 год нужно сдать не позднее 20 января 2016 года.

Как отчитаться о среднесписочной численности

Сведения о среднесписочной численности работников сдают по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. О том как ее заполнить сказано в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» -- предназначена для наименования и кода инспекции. Далее приводят полное название организации либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1--4 отбрасывают.

Для расчета среднесписочной численности работников используется порядок, установленный Росстатом РФ (приказ Росстата от 28.10.13 №428). Среднесписочную численность работников можно рассчитать за любой период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Для расчета среднесписочной численности работников в 2016 году используется порядок, установленный Росстатом РФ (приказ Росстата от 28.10.13 №428). Среднесписочную численность работников можно рассчитать за любой период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

КБК по страховым взносам на 2016 год>>>

Учетная политика для ООО на ОСНО на 2016 год образец>>>

УСН в 2016 году изменения>>>

Источником информации является табель учета рабочего времени. Для того, чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за необходимый период (например, год), следует:

• рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц, входящий в выбранный период;
• определить среднее значение из рассчитанных показателей по месяцам.

Расчет среднесписочной численности 2016

Расчет среднесписочной численности работников за каждый месяц периода компания осуществляет по следующему алгоритму

1. Необходимо определить списочную численность (СЧ) полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни списочная численность полностью занятых работников равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры (учитывая не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках). Однако в расчет данного показателя не включаются:

• внешние совместители;
• работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
• работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
• работники, которые по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (не полностью занятые работники). При этом, работники, для которых сокращенная продолжительность рабочего времени установлена законом (например, занятых на "вредных" работах), не исключаются из расчета списочной численности полностью занятых работников.

Списочная численность за выходные и праздничные дни тождественна списочной численности на предшествовавший им рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.

Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам (договорам подряда), при расчете списочной численности не учитываются.

ССЧ полностью занятых работников за месяц = СЧ на 1 число месяца + СЧ на 2 число месяца + ... + СЧ на последнее число месяца) / количество календарных дней в месяце.

Пример: организацией заключены трудовые договоры с 5 работниками, которые трудятся полный рабочий день. В июле 2014 года 25 числа одна из сотрудниц отработала последний день перед выходом в декретный отпуск. ССЧ полностью занятых работников за июль 2014 года рассчитается следующим образом: (5+5...+5+5+5+4+4+4+4)/31=(5*27 + 4*4)/31=(135+16)/31=4,87.

3. Рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

Пример: работник по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время - по 5 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре работник отработал 1 и 2 сентября, 3 сентября отработал 4 часа, а с 4 по 30 сентября был в отпуске. Количество часов, отработанных им за сентябрь (22 рабочих дня), составит 5 ч. x 2 дн. + 4 ч.x 20 дн. = 10+ 80 =90 часов.

4. После этого рассчитываем среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле:

ССЧ не полностью занятых работников = количество часов ими отработанных / (продолжительность рабочего дня в часах * количество рабочих дней в месяце)

В организации установлены восьмичасовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 2014 года 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками в сентябре 2014 года, составляет 200 часов.

Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,14 чел. (200 ч. /(8 ч. x 22 дн.)).

5. Производим расчет среднесписочной численности всех работников за каждый месяц по формуле:

ССЧ за месяц = ССЧ полностью занятых работников + ССЧ не полностью занятых работников.

Полученный результат необходимо округлить до целых единиц по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы

Пример. Расчет среднесписочной численности всех работников за месяц

График работы организации - 5 дней в неделю по 8 часов в день. В июне 2014 года 19 рабочих дней. По состоянию на 01.06.2014 в организации по трудовым договорам работают 40 человек, из которых:

36 человек - на условиях полного рабочего времени;

двое - по внешнему совместительству;

двое по соглашению с работодателем трудятся на условиях неполного рабочего времени (отработали в июне 203 часа).

19 июня одна из работниц компании ушла в отпуск по беременности и родам. 23 июня на ее место принята другая работница.

Среднесписочная численность работников за июнь 2014 года рассчитывается следующим образом.

1. Списочная численность полностью занятых работников составляет:

2. Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 35,87 чел. ((26 дн. x 36 чел. + 4 дн. x 35 чел.) / 30 дн.) = (936 + 140)/30 = 35,87 чел.).

3. Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,34 чел. (203 ч. / (8 ч. x 19 дн.)).

4. Среднесписочная численность всех работников за июнь 2014 года с учетом округления составит 37 чел. (35,87 + 1,34).

Как только рассчитали среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать среднесписочную численность за соответствующий период по формуле:

ССЧ за период = (ССЧ 1 + ССЧ 2 +...+ ССЧ n)/ n, где n - количество месяцев в анализируемом периоде.

Полученный результаты округляется по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы.

Пример: бухгалтер рассчитал среднесписочную численность всех работников организации по месяцам. Рассчитанные значения составили:

за январь - 70 человек;

за февраль - 76 человек;

за март - 75 человек;

за апрель - 79 человек;

за май - 79 человек;

за июнь - 82 человека;

за июль - 88 человек;

за август - 95 человек;

за сентябрь - 100 человек;

за октябрь - 101 человек;

за ноябрь - 102 человека;

за декабрь - 102 человека.

Таким образом, среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 87 человек ((70 чел. + 76 чел. + 75 чел. + 79 чел. + 79 чел. + 82 чел. + 88 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 101 чел. + 102 чел. + 102 чел.) / 12).

И в конце хотелось бы напомнить о санкциях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, а также и КоАП РФ за непредоставление сведений о среднесписочной численности работников:

организация может быть оштрафована на основании статьи 126 Налогового кодекса РФ (200 руб.);

должностное лицо может быть оштрафовано на основании статьи 15.6 КоАП РФ (от 300 руб. до 500 руб.).

Кроме того, непредставление сведений о среднесписочной численности может рассматриваться налоговым органом как отягчающее обстоятельство при рассмотрении решений о привлечении к ответственности по статье 126 НК РФ и повлечь начисление штрафных санкций в двойном размере в будущем (в случае выявления налоговым органом иных аналогичных нарушений).